پلمپ دفاتر یکی از موارد ضروری و الزامات برای شرکت ها و تاجرانی است که فعالیت تجاری خود را به صورت رسمی و قانونی آغاز کرده اند، این دفاتر جهت ثبت و بررسی حساب های مالی و همچنین امور مالیاتی کاربرد دارد؛ که بعنوان بخش مهمی در محاسبه مالیات شرکت به حساب می آید.

پلمپ نیز مانند ثبت شرکت جدید و یا ثبت تغییرات شرکت دارای مراحل مشخصی است که لازم است مراحل گام به گام درست و اصولی طی شود تا در ادامه فعالیت های شرکت هیچ خللی وارد نشود. برای دانستن راه های پلمپ و همچنین آشنایی با مراحل آن بصورت کامل و اصولی در ادامه با ما همراه باشید.

پلمپ دفاتر چیست؟

در ماده 6 قانون تجارت اجباری بودن پلمپ دفتر برای تمام اشخاص حقیقی و حقوقی جهت اظهار هزینه ها و درآمدها به تصویب رسیده است، این دفاتر بصورت روزنامه و دفتر کل بوده و با توجه به کارکرد شرکت 50، 100 و 150 برگی می باشد.

در نظر داشته باشید اگر شرکتی در طول سال هیچ فعالیتی نداشته باشد و یا فعالیت آن ها بصورت محدود باشد در هر صورت موظف است تا پیش از پایان سال مالی دفاتر خود را حتی خالی و سفید پلمپ و به اداره مالیات تحویل دهند، در غیر این صورت جریمه های مالیاتی و سنگینی برای آن ها در نظر گرفته خواهد شد.

چرا به این روال پلمپ دفاتر می گویند؟ زیرا تمام صفحات این دفاتر در اداره مالیات و ثبت شرکت ها پلمپ می شود.

پلمپ دفاتر تجاری

دفاتر تجاری که به دفاتر قانونی نیز شناخته می شود، جهت کاربردهای مالی و مالیاتی مورد استفاده قرار می گیرد. همه ی شرکت ها، سازمان ها، تاجران، موسسه ها و غیره که پرداخت مالیات شامل آن ها می شود؛ ضروری است که تمام فعالیت های مالی خود را به صورت مستمر به ثبت برسانند.

در این راستا دفاتر پلمپ به منظور ارائه اطلاعات دقیق در نظر گرفته شده که افراد با دریافت این دفاتر 50، 100 و 150 برگی از اداره مالیات تمام فعالیت های مالی را در آن ثبت کرده و در نهایت کارکرد خود را با تکمیل این دفاتر ارائه دهند.

در نظر داشته باشید در صورتی که در ارائه این دفاتر سهل انگاری کرده و یا آن را جدی نگیرید تبعات ناخوشایندی را برای ادامه فعالیت های مالی خود مشاهده خواهید کرد که ممکن است جریمه و هزینه های اضافی نیز در پی داشته باشد، پس حتی اگر شرکت هیچ گونه فعالیتی ندارد لازم است این دفاتر را به صورت سفید و خالی تحویل دهید.

با توجه به اینکه اگر پلمپ دفاتر به درستی انجام نشود ممکن است برای ادامه فعالیت های شما دردسر ساز شود، پس در صورت نداشتن اطلاعات و آگاهی کافی در این زمینه می توانید به موسسه های فعال مراجعه کنید و این مهم را به کارشناسان باتجربه واگذار نمایید.

دفاتر قانونی و یا تجاری به دو دسته دفاتر رسمی و دفاتر غیر رسمی تقسیم شده که در ادامه هر دو گروه را بررسی خواهیم کرد.

انواع دفاتر رسمی

بصورت کلی دفاتر رسمی را به 4 نوع زیر می توان اشاره کرد:

• دفاتر روزنامه
• دفاتر کل
• دفاتر دارایی
• دفاتر کپیه

دفاتر رسمی روزنامه

دفاتر رسمی روزنامه یکی از مهمترین دفاتر رسمی تجاری به حساب می آید، همه ی تجار، شرکت ها، موسسه ها و غیره موظف به وارد کردن تمام بستانکاری، بدهکاری، معاملات تجاری، تمام اسناد معاملات، برداشت های شخصی، امور صادرات و واردات و… در این دفاتر هستند و یکی از وظایف مهم به شمار می آید.

دفاتر روزنامه نیز به دو دسته دفاتر عمومی و دفاتر اختصاصی تقسیم می شود که دفاتر روزنامه عمومی به منظور ثبت اطلاعات دقیق و امور مالی شرکت و تجار استفاده می شود و دفاتر روزنامه اختصاصی نیز همانطور که از نام آن مشخص است به منظور تفکیک معاملات مورد استفاده قرار می گیرد.

بعنوان مثال می توان از یک دفتر بعنوان ثبت امور مالی فروش و دفتری دیگر بعنوان ثبت امور مالی خرید استفاده شود و به همین روش دیگر حساب ها را تفکیک و هر دفتر را به منظور مشخصی در نظر بگیریم.

دفاتر رسمی کل

یکی دیگر از دفاتر مهم دفاتر رسمی کل است که همه ی اطلاعات و عملیات مالی که در دفاتر روزنامه ثبت شده است به این دفتر منتقل می شود و یکی از برتری و مزیت های این دفتر بدست آوردن تمام صورت های مالی و مانده حساب ها می باشد.

دفتر کل به این صورت است که برای هر حساب یک صفحه در نظر گرفته شده است و هر تاجر و یا شرکت حداقل بصورت هفتگی معاملات خود را در دفاتر روزنامه بررسی و نوع معاملات خود را مشخص نماید و در ادامه به صفحه مخصوص معامله در دفاتر کل انتقال می دهد.

دفاتر رسمی دارایی

شرکت ها و تجار موظف‌اند بصورت سالانه فهرستی از دارایی ها، بدهکاری و بستانکاری های شرکت را در دفتر رسمی دارایی بصورت دقیق و همراه با جزئیات ثبت کرده و به اداره مالیات تحویل دهند.(لازم به ذکر است در حال حاضرجهت پلمپ دفاتر تجاری، دفاتر رسمی دارایی کاربردی ندارد)

دفاتر رسمی کپیه

با استناد به ماده 10 قانون تجارت تمام تجار و شرکت ها موظف به ثبت تمام مرسوله ها، مخابره ها، صورتحساب ها و… به ترتیب تاریخ هستند و لازم است تمامی موارد ذکر شده با توجه به تاریخ ورود در جلدهای مخصوصی نگهداری شوند.(لازم به ذکر است این نوع دفاتر نیز مانند دفاتر دارایی جهت پلمپ دفتر تجاری کاربردی ندارد)

انواع دفاتر غیر رسمی

دفاتر غیر رسمی را می توان به دفاتر معین اشاره کرد که از این دفتر جهت جدا کردن حساب های دفاتر کل در مواقع لازم استفاده می شود و انواع آن را می توان به دفتر معین مخصوص بدهکاران، دفتر معین مخصوص بستانکاران و دفتر معین مخصوص اموال اشاره کرد.

مراحل پلمپ دفاتر چگونه انجام می شود؟

ابتدا به سایت سازمان ثبت اسناد و املاک قوه قضاییه مراجعه کرده و اظهارنامه الکترونیکی پلمپ را تکمیل کنید که اطلاعات متقاضی، اطلاعات شخصیت حقوقی، اطلاعات تکمیل کننده اظهارنامه، اطلاعات تمام اعضای هیئت مدیره با توجه به آخرین تغییرات شرکت، تکمیل اطلاعات سالی مالی و شناسه ملی را شامل می شود.

با وارد کردن تمام اطلاعات به گام بعدی رفته، در این مرحله تمام اطلاعات شخصیت حقوقی که درخواست پلمپ را دارد نمایش داده می شود و با تائید اطلاعات به گام بعدی می رویم. در نظر داشته باشید دفاتر پس از پلمپ به آدرس مشخص شده ارسال می شوند، بنابراین توجه کنید تا اطلاعات شما کاملاً صحیح باشد و در صورت مغایرت آدرس فعلی با آدرس ثبت شده لازم است تا به اداره ثبت مربوطه مراجعه کنید و مشکل را در اولین فرصت رفع نمایید.

با تائید اطلاعات به گام بعدی رفته و در این مرحله شماره پیگیری و وضعیت شرکت نمایش داده می شود و لازم است تمامی اطلاعات اعضای هیئت مدیره تکمیل و تائید شود، پس از آن پیامکی از سرشماره 201212 با مضمون پذیرش موقت اظهارنامه پلمپ دفاتر برای شما ارسال خواهد شد.

اطلاعات هیئت مدیره پس از ثبت بصورت آنلاین با اطلاعات موجود در سازمان ثبت احوال بررسی شده و در صورت وجود هر گونه مغایرت به شما اعلام خواهد شد.

پس از تائید اطلاعات به مرحله بعدی رفته و در این بخش تمام اطلاعات اعضای هیئت مدیره با توجه به آخرین تغییرات رسمی شرکت تکمیل می شود که این اطلاعات می تواند شامل وضعیت حق امضا، تاریخ آغاز سمت هیئت مدیره شخص و غیره باشد.

در گام بعدی نوع دفتر و تعداد برگ های آن را با توجه به فعالیت های شرکت و یا تجار انتخاب می کنید که در این مرحله نوع دفتر از نوع دفتر کل و سا روزنامه و تعداد برگ های آن نیز همانطور که پیش تر اشاره شد 50، 100 و 150 برگ می باشد.

با تائید نوع دفاتر گزینه ذخیره دفتر مورد تقاضا که در انتهای فرم موجود است را انتخاب و دفاتر انتخاب شده ثبت می شود و هزینه ها برای شما نمایش داده می شود و با پذیرش نهایی اطلاعات اصل اظهارنامه الکترونیکی پلمپ دفاتر ارائه شده و قابل دانلود می باشد.

با دانلود اظهارنامه و مهر و امضای آن همراه با مدارک درخواست شده به اداره پست تحویل داده می شود تا با توجه به درخواست ثبت شده در سامانه دفاتر پلمپ برای شما ارسال شود، در گام نهایی لازم است شماره پیگیری و تاریخ دقیق تحویل مدارک به پست را در سامانه درج کنید تا در نهایت مجوز پرداخت هزینه دفاتر برای شما صادر شود.

مدارک لازم برای پلمپ دفاتر

• ارائه کارت ملی متقاضی
• ارائه مجوز کسب
• ارائه کارت ملی و اطلاعات شخصی هیئت مدیره(ارائه کد فراگیر در صورتی که تابعیت خارجی داشته باشد)
• ارائه روزنامه تأسیس شرکت و همچنین ارائه روزنامه آخرین تغییرات رسمی شرکت(در صورت وجود)
• ارائه وکالتنامه در صورتی که پیگیری امور حقوقی به عهده وکیل باشد.

کلام آخر

پلمپ دفاتر از جمله امور ضروری شرکت ها، تجار، موسسه ها و… می باشد که برای اظهارنامه مالیاتی و اخذ کارت بازرگانی دفاتر پلمپ ضروری است و یکی از مهمترین بخش های مالی مالیاتی شرکت به حساب می آید که در این مقاله سعی کردیم تا تمام مراحل و مدارک لازم و همچنین نکات ضروری را به صورت کامل توضیح دهیم تا این دفاتر بدون هیچ گونه کم و کاستی تکمیل شود و به اداره مربوطه تحویل داده شود.

لازم به ذکر است در صورت نداشتن زمان یا اطلاعات کافی در این زمینه، بهتر است این مهم را به مؤسسات فعال در این زمینه واگذار کنید تا تمام مراحل در کوتاه ترین زمان ممکن و به درستی توسط کارشناسان باتجربه انجام شود.